Klubbregler og ordinære vedtak

Dato: Klubbregler og vedtak oppdatert etter ordinær generalforsamling 25. februar 2015.

Klubbregler

Paragraf 1: Navn og formål

1 a) Klubbens navn er HEXAGON.

1 b) Klubbens formål er å gi medlemmene mulighet til å dyrke sin spillhobby i et aktivt og stimulerende miljø. Spesielt skal klubben drive med brettspill, rollespill, levende rollespill og kortspill.

1 c) Hexagon er en medlemsforening av Hyperion - Norsk forbund for fantastiske fritidsinteresser, og dets regionslag for midt-norge, Hyperion-Midt. Styret plikter å innkalle til ekstraordinær generalforsamling dersom det viser seg at Hyperion kommer med uakseptable krav til kontigent eller lignende.

Paragraf 2: Medlemmene; rettigheter og plikter

2 a) Medlem kan de bli som har begynt på ungdomsskolen.

2 b) Som medlemmer i HEXAGON regnes alle som har betalt medlemskontingent for inneværende kalenderår.

2 c) Medlemmene har rett til å benytte HEXAGONs lokaler til sin spillaktivitet såfremt de har adgangsrett, og har rett til å låne HEXAGONs spill.

2 d) Medlemmene plikter å ta vare på klubbens materiell når de låner dette. Styret kan straffe blant annet skjødesløshet med klubbens materiell, og andre grove brudd på klubbreglene, med utviselse og erstatningskrav.

2 e) Det er forbud mot bruk av rusmidler i klubbens lokaler på klubbkvelder (inkluderer alkohol og tobakk).

Paragraf 3: Medlemskontigent og adgang

3 a) Prisen på medlemskontingent og adgang settes hvert år på Hexagon sin generalforsamling. Generalforsamlingen vedtar også overgangsordning for de som allerede har betalt for et semester ved endringer i medlemskontingent og adgang.

3 b) Betaling av medlemskontingent gir to gangers gratis adgang på klubben.

3 c) Alle som har betalt medlemskap har fri adgang fra 17.mai og ut vårsemesteret, og fra onsdagen før HexCon og ut kalenderåret.

3 d) Medlemskontingent og adgang kan kun betales for det inneværende kalenderåret.

3 e) Medlemmer kan betale semesteradgang som gir fri adgang for det aktuelle semesteret. Semestrene er definert som følger:

  • Vårsemesteret varer fra 1.januar til 31.juli
  • Høstsemesteret varer fra 1.juni til 31.desember

3 f) Personer kan betale for adgang for enkeltganger. Dette gir ikke medlemskap i Hexagon

3 g) Spilledere i den offisielle klubbsagaen refunderes med en sats gitt av generalforsamlingen basert på antall ganger de har vært spilleder. Klubbsagaens hovedspilleder er ansvarlig for å gi kasserer en oversikt over hvor mange ganger den enkelte spilleder har vært spilleder. Faste spilledere kan etterbetale semesteradgang etter avtale.

3 h) Personer som ikke tidligere har vært medlem av klubben innvilges gratis prøveadgang ved to klubbkvelder.

Paragraf 4: Generalforsamlingen

4 a) Generalforsamlingen er HEXAGONs øverste myndighet og sammenkalles minst en gang i året. Den er også ankeinstans for alle styrets avgjørelser.

4 b) Ekstraordinære generalforsamlinger kan kalles inn av styret, eller dersom 50% av medlemmene krever dette. Ved ekstraordinær generalforsamling kan kun sakene nevnt i innkallingen tas opp. Innkalling til ekstraordinær generalforsamling følger reglene i 4c). Dersom sakens natur krever det, kan det kalles inn med minst en ukes varsel.

4 c) Innkalling til generalforsamlingen skal foreligge skriftlig senest tre uker før generalforsamlingen. Det er tilstrekkelig at innkalling sendes ut på Hexagons epostliste, samt kunngjøres skriftlig og muntlig på de tre foregående klubbkvelder. Muntlig kunngjøring skal skje samtidig med andre annonseringer.

4 d) Alle medlemmer har tale-, forslags- og stemmerett. Generalforsamlingen kan gi sin godkjennelse til at ikke-medlemmer får tale- og forslagsrett.

4 e) Ordinær generalforsamling skal som minimum inneholde følgende punkter:

  • valg av referent og ordstyrer
  • årsberetning (inkludert vinnere av klubb-turneringer)
  • godkjenning av regnskap og budsjett (inkl. kontingent, adgang, og spillederkompensasjon)
  • vedtektsendringer
  • valg av nytt styre

Ordinær generalforsamling avholdes på en klubbkveld i februar-mars. Styret har ansvar for innkalling til ordinær generalforsamling.

4 f) Styremedlemmer velges direkte, og for ett år av gangen. Forslag til styreposter og valgrekkefølge mellom disse, legges frem av styret og godkjennes av generalforsamlingen. Det skal også velges tre varamedlemmer uten fast styrepost som trer inn i styret midlertidig dersom et styremedlem ikke møter eller permanent dersom et styremedlem fratrer sin post i valgperioden.

4 g) Alle avstemminger på generalforsamlingen skal foretas hemmelig dersom et medlem ber om dette. Ordinære vedtak krever simpelt flertall, mens endring av klubbregler krever 2/3 flertall. Endringer i klubbreglene trer først i kraft ved generalforsamlingens slutt.

4 h) Ved direktevalg av styremedlemmer holdes valget i flere runder med stryking av den kandidaten med færrest stemmer hver runde til en kandidat oppnår mer enn 50% av stemmene. Ved stemmelikhet avgjøres valget ved terningkast. Høyeste resultat på en t20 er valgt. Terningkast gjentas ved likt resultat. Hver stemmeseddel skal inneholde et navn.

4 i) Ved valg av varamedlemmer holdes valget i én - 1 - runde. Hver stemmeseddel skal inneholde to navn. Kandidatene rangeres ved stemmetall. Den med flest stemmer først. Ved likt stemmetall avgjøres rekkefølgen ved terningkast. Høyeste resultat på en t20 går først. Terningkast gjentas ved likt resultat

4 j) Forhåndsstemmer til generalforsamlingen aksepteres ikke. Medlemmer som ikke kan møte på generalforsamling kan stemme ved skriftlig fullmakt. Fullmakten for et navngitt annet medlem full råderett over den fraværendes stemme. Ingen andre former for fullmakt aksepteres. Et medlem kan kun holde én fullmakt. Fullmakter skal leveres inn til styret før møtet og kan trekkes tilbake av fullmaktsgiver ved oppmøte på generalforsamling.

Paragraf 5: Styret

5 a) Styret er HEXAGONs utøvende organ. Styret består av 6 medlemmer.

5 a) i) 5 ordinære styremedlemmer som velges av generalforsamlingen, i henhold til paragraf 4 f)

5 a) ii) Hexconsjefen, som velges på ekstraordinær generalforsamling, i henhold til paragraf 6 d)

5 a) iii) Styret kan delegere sin myndighet til medlemmer eller utvalg.

5 b) Styrets viktigste oppgave er daglig drift, inkludert å påse at regnskap føres i henhold til god regnskapsskikk og at driften er i samsvar med budsjettet. Det skal eksistere en instruks for styrets arbeid, samt for den enkelte styrepost. Endringer i disse instruksene kan kun skje etter vedtak på generalforsamling.

5 c) Styret er forpliktet til å føre skriftlig protokoll over alle styrevedtak. Styreprotokollen skal på forespørsel fremlegges for medlemmer som ønsker dette.

5 d) Styret kan etter søknad innvilge garantier for arrangementer der formålet er i overensstemmelse med klubbens formålsparagraf. Styret disponerer også over en sum som kan benyttes til støtte for slike aktiviteter. Begge summene settes av generalforsamlingen i forbindelse med budsjettbehandlingen. Styret skal kreve budsjett og regnskap for alle arrangementer det er aktuelt å garantere for, forskuttere for og/eller støtte. Det kan også kreves at styret informeres ved visse milepæler, og at styret skal ha innsynsrett. Dersom et arrangement styret har støttet viser seg å gå med overskudd, har Hexagon krav på 50% av overskuddet, begrenset oppad til det beløpet Hexagon støttet arrangementet med.

5 e) Signaturrett for Hexagon har to styremedlemmer i felleskap.

Paragraf 6: HEXCON

6 a) HEXCON er Hexagons årlige spillkongress

6 b) HEXCON arrangeres av en komite som utpekes av Hexconsjefen.

6 c) Budsjett og regnskap skal legges frem for foreningens styre.

6 d) Hexconsjef velges av Hexagons medlemmer på ekstraordinær generalforsamling første klubbkveld etter forrige Hexcon.

6 e) Hexconsjef er ansvarlig for at neste Hexconsjef får overført disposisjonsrett til Hexcons konto og at annen viktiginformasjon for driften av Hexcon blir videreformidlet skriftlig innen første årsskifte etter Hexcon.

Paragraf 7: Oppløsning

7 a) HEXAGON kan kun oppløses av en generalforsamling som er lovlig innkalt i henhold til paragraf 3. Oppløsningsvedtaket krever 2/3-flertall av de tilstedeværende.

7 b) Dersom ovennevnte lovlige innkalte generalforsamling ikke har minst 50% av medlemmene tilstede (inkludert minst 3 styremedlemmer), må det deretter kalles inn til en ny generalforsamling etter samme regler som den første. Denne generalforsamlingen vil deretter kunne vedta oppløsning med 2/3 flertall uavhengig av antall oppmøtte.

7 c) Oppløsning av klubben innebærer at styret eller de personer styret utpeker skal sørge for følgende to ting:

  • Avvikle Hexagons økonomi. Likvider doneres til Johannes Bergs minnefond. Hvis Johannes Bergs minnefond skulle være oppløst, skal likviderte midler doneres til en eller flere organisasjoner som promoterer formålene til HEXAGON.
  • Sørge for at HEXAGONs spillsamling blir plassert slik at den senere kan komme til nytte for andre spillinteresserte

Gjeldende ordinære vedtak

Klubben har for tiden ingen ordinære vedtak.