Vedtektsendringsforslag

Skrevet av Coq Rouge ons 24/01 2018 - 13:34
Sekssida terning

Til den kommende generalforsamlingen har styret noen vedtektsendringsforslag. Detaljer rundt de forskjellige forslagene står beskrevet ved hvert forslag. Klubbens gjeldende vedtekter finner du på nettsidene: http://hexagon.hexagonspillklubb.org/node/9


Redigering (2018-02-13)

Styret har gjort noen endringer på forslaget vårt basert på innspill som har kommet:

  • Hele dokumentet: Erstatte steder det står "tall - tallord -" med "tallord" eller "tall" (f.eks. 3 - tre - til tre, 500 - fem hundre - til 500)
  • Hele dokumentet: Spesifisere mer nøyaktig hvor forslagene er tenkt plassert (f.eks. mellom nåværende 5 b) og 5 c) istedefor etter 5 b))
  • 1: Benytte flertallsform av klubbkveld i 6d)
  • 5: Fjerne foreslått paragraf 5 e) i) da mistillit til et styremedlem er det en generalforsamling som bør formelt avgjøre. Styret har fremdeles anledning til å kalle inn til en ekstraordinær generalforsamling med mistillit som sak om de ser et slikt behov.
  • 5: Forslaget 5 e) ii) har endret navn til 5 e) i) som følge av fjerningen ovenfor
  • 6: Bruken av ordet Generalsekretæren er erstattet med Styrets leder da vedtektene ikke definerer Generalsekretær som en spesifikk rolle, men er en navngiving som foreslås på generalforsamlingen.

1. Tidsfrist for valg av Hexconsjef

Bakgrunn: Rollen som Hexconsjef er en forholdsvis stor rolle som innebærer mye ansvar over forholdsvis lang tid. Styret ser at det kan være uheldig å prøve og velge en ny Hexconsjef bare dager etter det foregående Hexcon da klubbens medlemmer fremdeles er slitne etter en hel helg med spilling, og aktuelle kandidater muligens vegrer seg for å stille av den grunn. Hvis valget av Hexconsjef utsettes noen uker er det også større mulighet for kandidater til rollen å undersøke med avtroppende Hexconsjef og komite angående mengen arbeid, samt mulig å samle en ny komite.

Gammel paragraf:
6 d) Hexconsjef velges av Hexagons medlemmer på ekstraordinær generalforsamling første klubbkveld etter forrige Hexcon.

Forslag til endring:
6 d) Hexconsjef velges av Hexagons medlemmer på ekstraordinær generalforsamling innen tre klubbkvelder etter forrige Hexcon.

2. Ny Hexconsjef som styremedlem

Bakgrunn: Hexconsjefen er i følge paragraf 5 a) ii) en del av Hexagons styre. Dette resulterer i enkelte utfordringer om et sittende styremedlem ønsker å bli ny Hexconsjef da det ikke er tydelig om vedkommende må tre ut av rollen som styremedlem for å kunne stille til valg som Hexconsjef, om vedkommende kan sitte i et redusert styre, eller om styret må rekonstituere seg. Formålet med denne endringen er å tydeliggjøre dette.

Forslag til endring:
Ny bokstav under 6 d)
6 d) i) Hvis den nyvalgte Hexconsjefen allerede har et styreverv i Hexagons styre konstitueres et varamedlem inn som styremedlem, og styret vurderer om rekonstituering er nødvendig.

3. Styrets vedtaksdyktighet

Bakgrunn: Styret har ingen definisjoner på når et styremøte er gyldig. Dette er et forslag for å stadfeste dagens praksis.

Forslag til endring:
Ny bokstav mellom nåværende 5 b) og 5 c)
5 c) Styret er vedtaksdyktig når minst 4 styre- og/eller varamedlemmer er tilstede ved et møte som er kalt inn minimum 6 dager før møtedatoen. Minst 3 av de møtende må være faste styremedlemmer.

4. Tale- og stemmerett i styret

Bakgrunn: Styret har ingen definisjoner på hvem som har tale- og stemmerett under styremøter. Dette er et forslag for å stadfeste dagens praksis.

Forslag til endring:
Ny bokstav mellom nåværende 5 b) og 5 c), og om endringen i forslag 3 vedtas, mellom nye 5 c) og gamle 5 c).
5 d) Styre- og varamedlemmer har tale- og stemmerett under styremøter. Styret kan i enkeltsaker gi andre medlemmer talerett under saksbehandling.

5. Rekonstituering av styret

Bakgrunn: Hexagon har ingen skrevne regler for hva styret skal gjøre ved behov for justering av arbeidsoppgaver innad i styret eller ved frafall av styremedlemmer. Dette forslaget har til hensikt å tydeliggjøre styrets muligheter.

Dette forslaget innebærer også et underpunkt (5 e) i)) som gir styret anledning til å fjerne styremedlemmer som ikke møter på styremøter uten begrunnelse. Styret ønsker ikke å innføre dette punktet fordi det er et problem idag, men for å sikre at styret har sanksjonsmuligheter om problemet skulle oppstå, samt at det styremedlemmet det stilles mistillit mot har en ryddig og klar prosess hvis styret mener at sanksjoner er nødvendig.

Under 5 e) ii) i forslaget står det "[...]. Om styret fremdeles har færre styremedlemmer enn fastsatt i paragraf 5 a) skal det normalt sett innkalles til ekstraordinær generalforsamling for supplering av styret.". Formuleringen "normalt sett" kommer av at om styret mister et medlem kort tid før generalforsamling (1-2 måneder før en ordinær generalforsamling) og ingen varaer trer inn i styret er det uhensiktsmessig å kalle inn til en ekstraordinær generalforsamling som må kalles inn med 3 ukers frist for dermed å velge inn et nytt styremedlem som i praksis ikke har noe med styret å gjøre.

Forslag til endring:
2 nye paragrafer mellom gamle paragraf 5 d) og 5 e)
5 e) Hvis styret finner det hensiktsmessig å rekonstituere seg, kan styret gjøre dette.

5 e) ii) Gjennomføring av rekonstituering av styret:
 * Styremedlemmer kan bytte roller
 * Arbeidsoppgaver kan flyttes fra en rolle til en annen rolle
 * Om styret får færre styremedlemmer enn fastsatt i paragraf 5 a) skal varamedlemmene spørres i valgt rekkefølge om de ønsker å tre inn i styret. Om styret fremdeles har færre styremedlemmer enn fastsatt i paragraf 5 a) skal det normalt sett innkalles til ekstraordinær generalforsamling for supplering av styret.

Nytt underpunkt under den nye 5 d) om forslag 4 (Tale- og stemmerett i styret) er blitt vedtatt:
5 d) i) Ved mistillitsvedtak som omfattes av paragraf 5 e) i) har kun faste styremedlemmer stemmerett. Medlemmet det stilles mistillit mot har ikke stemmerett i denne saken.

6. Sanksjonsmuligheter

Bakgrunn: I dagens vedtekter under paragraf 2 d) anledning til å "[...] straffe blant annet skjødesløshet med klubbens materiell, og andre grove brudd på klubbreglene, med utviselse og erstatningskrav.". Per idag står det ingenting i klubbens vedtekter om hvilke muligheter styret har til å komme med sanksjoner. Styret ønsker med dette å formalisere et regelverk.

Styret kommer IKKE med dette forslaget fordi det har vært noen saker som har hatt behov for alvorlige sanksjoner, og heller ikke fordi vi ser at dette kan bli noe problem. Grunnen til at styret kommer med dette forslaget er for å gi styret de verktøyene det trenger for å håndtere en hypotetisk situasjon. Med untak av det som står under det foreslåtte punktet 2 g) (om erstatningsplikter) forventer styret at dette forblir sovende paragrafer.

Forslagene under nytt punkt 2 f) omhandler sanksjoner på bakgrunn av handlinger og oppførsel som ikke er passende. Forslaget inneholder informasjon om hva som kan resultere i sanksjoner, og hvordan sanksjonene gjennomføres. Forslaget innholder også rettigheter for medlemmet det sanksjoneres mot og eventuelle fornæremede, og en prosess for hvordan sanksjonen skal vedtas. Styret håper å aldri få behov for denne paragrafen, men ønsker å ha den om situasjonen skulle oppstå.

Forslagene under nytt punkt 2 g) omhandler erstatningsplikt ved skader på enten klubbens eiendeler eller ved at et eller flere medlemmer utløser en erstatningsplikt ovenfor eksterne parter. Den mest aktuelle bruken av denne paragrafen er ved tap av lånte spill.

Forslagene under nytt punkt 2 h) er for å gi medlemmer det sanksjoneres mot en anledning til å få en behandling under en ekstraordinær generalforsamling i saker styret har ment at en mer alvorlig sanksjon har vært nødvendig.

Forslag til endring:
3 nye bokstaver etter dagens paragraf 2 e)
2 f) Ved brudd på klubbens regelverk, Norges lover, og/eller normalt god oppførsel har styret følgende sanksjonsmuligheter:
 * Et styremedlem alene kan bortvise et medlem for det aktulle arrangementet. Styremedlemmet oppfordres å forankret vedtaket med andre styremedlemmer som er på klubben. Vedtaket kan ikke ankes, men medlemmet har normal adgang på fremtidige arrangementer.
 * Ved gjentatte og/eller grove brudd kan styret utestenge et medlem for en periode. Normale utestengelsesperioder anses å være: 2 uker, 2 måneder, 6 måneder, 1 år og permanent. Normalt skal utestengelse ansees som siste utvei, høyere straffeperioder skal normalt kun benyttes hvis lavere straffeperioder er prøvd tidligere, og tilbud om forhandling skal forekomme før styrebehandling.
2 f) i) Medlemmet har talerett ved behandlingen av saken, og har anledning til å ta med en talsperson som også har talerett.
2 f) ii) I tilfeller der det er en eller flere fornærmede har disse også talerett ved behandling av saken samt anledning til å ha med en talsperson med talerett. Fornærmede kan også innvilges anonymitet om dette ønskes.
2 f) iii) Styrets leder kan alene vedta at et medlem ikke har adgang på klubben før styrebehandlingen er gjennomført. Styret skal i slike tilfeller behandle saken ved første anledning.

2 g) Et medlem som gjør klubben erstatningspliktig ovenfor ekstern parter, eller påfører materielle skader på eller tap av klubbens eiendeler, er erstatningspliktig for kostnadene som påføres klubben.
 * Verdien av klubbens spill og eiendeler reduseres med 15% per år i klubbens eie, ned til et minimum av kr 100.
 * Gjenstander med en initiell verdi under kr 100 erstattes til innkjøpspris.
 * Erstatningsplikt ovenfor eksterne parter er normalt den fulle summen det søkes erstatning for.
2 g) i) Medlemmet kan velge mellom å skaffe erstatninger for skadet eller tapt materiell, eller betale erstatning basert på reglene over.
2 g) ii) Klubben og medlemmet avtaler en tidsfrist for erstatning, og om denne avtalen ikke holdes kan medlemet nektes adgang frem til erstatningen er betalt.

2 h) I saker i henhold til 2 f) eller 2 g) hvor styret har vedtatt utestengelse på mer enn en måned, eller erstatningssummer på over kr 500 har medlemmet anledning til å anke til en ekstraordinær generalforsamling for å behandle saken.  Gjennomføring av ekstraordinær generalforsamling skal gjennomføres etter avtale, og så tidlig som hensiktsmessig. Styret kan avgjøre om en anke har oppsettende virkning for utestengelsen.

Andre forslag

Har du noen vedtekter du anser som uhensiktsmessige eller som du mener bør endres? Send styret en mail: hexagonstyret@googlegroups.com med forslaget ditt. Forslag som er kommet inn vil bli lagt ut under her. Forslag som har kommet til styret senest mandagen før generalforsamlingen (aktså senest mandag 12.februar) vil også bli sendt ut i en mail til felleslista.

Du kan komme med endringsforslag senest under behandlingen av vedtekter under generalforsamlingen, men for å kunne presentere dem best mulig ser vi helst at alle forslag til endringer av vedtektene og av vedtektsendringsforslagene som er formulert over her sendes inn før generalforsamlingen.