Referat fra ordinær generalforsamling 15.02.2017

Referat fra ordinær generalforsamling 15.02.2017

Referent: Per Kristian Schanke (sign)

Sak 1: Godkjenning av innkalling

Innkallingen ble sendt ut på e-postlista 7.januar 2017, og er blitt annonsert i pausene på klubben fra og med onsdag 25.januar 2017.

Styret forslår at innkallingen godkjennes.

Godkjent ved akklamasjon.

Sak 2: Valg av ordstyrer, referent, og tellekorps

Valg av ordstyrer

Styret foreslår: Knut Eivind Brennhaug

Valgt ved akklamasjon.

Valg av referent

Styret foreslår: Per Kristian Schanke

Valgt ved akklamasjon.

Valg av tellekorps

Styret foreslår:

  • Fredrik Olavesen
  • Felix Prinz
  • Tore Schade Svenningsson

Valgt ved akklamasjon.

Sak 3: Årsberetning

Styret

Styret har i perioden bestått av:

  • Sekretær: Knut Eivind Brennhaug

  • PR-ansvarlig: Espen Kvernmo

  • Kasserer: Per Kristian Schanke

  • Nettansvarlig: Hilde Austlid

  • Materialforvalter: Tor Owesen

  • Varamedlemmer: Chris Sundli, Marius Kotsbak, Fredrik Olavesen

Medlemstallsutvikling:

 

Totalt medlemmer

Kun HexCon

Medlemmer på klubbkvelder

2016

124

72

52

2015

177

128

49

2014

131

95

36

2013

83

50

33

2012

154

113

41


Aktivitet:

Klubben har arrangert ordinære klubbkvelder hver onsdag.

Klubbsaga:

Våren 2016: Eberron: Root of All Evil ble avsluttet. Henrik Lerdahl og Håvard Svoen var storytellere.

Høsten 2016: Divided We Stand ble startet opp med Magnus Ulstein som storyteller, med Torstein Fjeldstad Selvik og Felix Prinz som med-storytellere.

PR:

Det har blitt holdt stand på Gløshaugen to ganger, i januar og september. Det har blitt kjøpt inn en ekstra rollup.

Diverse:

Klubben har holdt spilldøgn søndag 24. april på Work-Work. Antall deltagere anslås til å ha vært over 60.

17. mai: Lunsj på Marinen, og marsj i Borgertoget med Hexagon-fanen.

Klubben hadde arrangement 16. september, som en del av Kulturnatt Trondheim.

Klubbmesterskap:

Det ble avholdt klubbmesterskap i følgende spill:

  • Yedo - Vunnet av Chris Sundli

  • Wrasslin - Vunnet av Hilde Austlid og Magne Kværnø

  • Heroclix - Vunnet av Per Kristian Schanke

Innkjøp av spill:

  • Pandemic

  • Clash of Cultures expansion set

  • Betrayal at the House on the Hill

  • Terra Mystica

  • Manhattan Project (januar 2017)

Spill vi har fått i gave:

  • Førstemann til mølla

  • Trains

  • Twin Tin Bots

  • Infiltration

  • Zombicide Dice

  • Patchistory

  • Black Gold

  • Francis Drake

  • Og flere andre spill fra Outland som er blitt benyttet som gevinster i konkurranser på HexCon og andre arrangementer.

Nye nettsider:

Klubbens nettsider har blitt fornyet til et mer moderne og brukervennlig grensesnitt.

Hexcon:

Klubben har holdt sin årlige spillfestival Hexcon, der temaet var fantasy. Hexcon 2016 ble avholdt 4. november – 6. november på Rosenborg skole. Vi hadde omtrent 100 betalende deltagere, derav 29 dagsbilletter. Økonomisk gikk Hexcon med drøyt 3025 kroner i overskudd. Hexcon-sjef var Sigurd Gaut, i komiteen var Harald Torvatn, Helle Buvik, Karen Marie Karlsvik, Torstein Fjeldstad Selvik, Anneke Klaasen og Elin Solem. Plakat ble utformet av Synøve Fjeldstad Selvik, Hilde Austlid, Torstein Fjeldstad Selvik, Fredrik Olavesen, Joar Sanderud og Gry Anette Haram. Pynting av lokalet ble planlagt og utført av Fredrik Olavesen, Gry Anette Hostvedt Haram, Synøve Fjeldstad Selvik, og Torstein Fjeldstad Selvik.

Knut Eivind Brennhaug har blitt valgt til Hexcon-sjef for Hexcon 2017.

Sak 4: Vedtektsendringer

Endring av reglene for medlemskontigent

Formål med forslaget:

Formålet med dette forslaget er å ivareta balansen mellom kontingentregler som er enkle forstå, og som samtidig oppfordrer flest mulig til å bli medlemmer (klubben får støtte fra Hyperion ut fra antall medlemmer).

Delforslag og avstemininger:

Delforslag 1:

3 c) endres til: Medlemskontingent og adgang kan kun betales for det inneværende kalenderåret.

3 e) fjernes

Avstemning
For Mot Avholdne
20 0 3

Delforslag 2:
3 d) endres til: Medlemmer kan betale semesteradgang som gir fri adgang for det aktuelle semesteret. Semestrene er definert som følger:
* Vårsemesteret varer fra 1.januar til 31.juli
* Høstsemesteret varer fra 1.juni til 31.desember

Ny bokstav mellom 3 d) og 3 e): Personer kan betale for adgang for enkeltganger. Dette gir ikke medlemskap i Hexagon.

Avstemning
For Mot Avholdne
21 0 2

Delforslag 3:
Ny bokstav etter 3 b) Alle som har betalt medlemskap har fri adgang fra 17.mai og ut vårsemesteret, og fra onsdagen før HexCon og ut kalenderåret.

Avstemning
For Mot Avholdne
20 0 3

 

Hexcon sjefen som styremedlem

Formål med forslaget

  • Hexconsjefen kan signere for søknad om lokaler, støtte o.l. for Hexcon, da dette formelt gjøres i Hexagons navn (det viktigste formålet)

  • Hexconsjefen får et mer direkte innsyn og påvirkningskraft på eventuelle saker som angår Hexcon

  • Styret får lettere kontakt og/eller dialog med Hexconsjefen

Forslag:

Endre paragraf 5a) til følgende

5 a) Styret er HEXAGONs utøvende organ. Styret skal bestå av 6 medlemmer.
5 a) i) 5 ordinære styremedlemmer som velges av generelforsamlingen, i henhold til paragraf 4f.
5 a) ii) Hexconsjefen, som velges på ekstraordinær generalforsamling, i henhold til paragraf 6d.
5 a) iii) Styret kan delegere sin myndighet til medlemmer eller utvalg.

Legge til ny bokstav etter 5d):
Ny bokstav: Signaturrett for Hexagon har to styremedlemmer i felleskap."

Avstemning
For Mot Avholdne
20 0 3

Refusjon for spilledere i klubbsaga

Formål med forslaget

Formålet med dette forslaget er å vedtektsfeste den etablerte praksisen med å refundere spilledere i den offisielle klubbsagaen.

Endring

3 a) Endre «Prisen på medlemskontingent og adgang settes […]» til «Prisen på medlemskontingent, adgang, og refusjon for spilledere settes […]»

Ny bokstav mellom 3f) og 3g): Spilledere i den offisielle klubbsagaen refunderes med en sats gitt av generalforsamlingen basert på antall ganger de har vært spilleder. Klubbsagaens hovedspilleder er ansvarlig for å gi kasserer en oversikt over hvor mange ganger den enkelte spilleder har vært spilleder. Faste spilledere kan etterbetale semesteradgang etter avtale.

Endring i paragraf 4e)

  • Punktet årsberetning flyttes ett hakk opp i punktlisten
  • Endre parentesen i punktet 'godkjenning av regnskap og budsjett til "(inkludert kontigent, adgang, og spillederkompensasjon)".
Avstemning
For Mot Avholdne
20 0 3

Sak 5: Andre vedtak

Kontingent, adgang, og refusjon for spilledere

Styret forslår følgende satser:

  • Medlemsskap: 50

  • Semesteradgang: 200

  • Adgang enkeltgang: 30

  • Refusjon spilledere: 30 pr gang som spilleder, oppad begrenset til 200 pr semester

Det var kommet inn et motforslag på siste punkt som lyder som følgende:

Spilledere kompenseres med kr 30 per gang de er spilleder, oppad begrenset til kr 400 per klubbsaga.

Avstemingssekvens:

  • Medlemsskap: 50

  • Semesteradgang: 200

  • Adgang enkeltgang: 30

Avstemning
For Mot Avholdne
21 0 2

 Styrets forslag:

Refusjon spilledere: 30 pr gang som spilleder, oppad begrenset til 200 pr semester

Alternativt forslag:

Spilledere kompenseres med kr 30 per gang de er spilleder, oppad begrenset til kr 400 per klubbsaga.

Avstemning
Styrets Alternativt Avholdne
21 1 1

Rapport om effekt av "Endring av reglene for medlemskontigent" - delforslag 3

"Styret utarbeider en rapport som analyserer effekten av denne paragrafens virkninger og presenterer den for generalforsamlingen 2018, hvor det åpnes for å behandle en endring/fjerning av paragrafen dersom et medlem ønsker det"

Avstemning
For Mot Avholdne
3 10 10

Sak 6: Godkjenning av regnskap

Se eget ark for regnskap.

Link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/10FDsHtjGM_UuWybTswYWLSWCQpbJBIJ…

Kasserers beretning

Hexagon har året 2016 blitt drevet på forsvarlig vis. Det er et tilfelle av en regning som har gått til inkasso, ellers er alt betalt i tide.

Hexagon gikk i 2016 på et underskudd på 3.124,26, mot budjettert underskudd på 12.005. Dette grunnet at klubben gjorde det endel bedre på inntektssiden med flere medlemmer enn budsjettert og større inntekter fra Hyperion, og på utgiftssiden er også de fleste utgifter lite med forventningen eller lavere.

Hexagon er i en slik økonomisk situasjon at vi har råd til å gå med underskudd. Vi har pr idag en beholdning på ca 1.5 års drift uten inntekter, noe som er mer enn det klubben trenger for fortsatt drift.

Det er en utgiftspost som ikke er kommet med i regnskapet for 2016 og det er refusjoner av GM-støtte for 2016. Dette vil ordnes våren 2017.

Revisor har kommet med 2 kommentarer til regnskapet for 2016:

1. Bankgebyr bør føres som egen post, og ikke som diverse.

2. For enklere revidering hadde revisor gjerne sett å kunne få oversikt over betalinger under de forskjellige postene for lettere å kontrollere summene. Dette vil bli forsøkt implementert til neste års generalforsamling.

Underskudd dekkes av egenkapital.

Revisors beretning

Undertegnede ble av generalforsamlingen i 2016 valgt til å foreta en lekmannsrevisjon av Hexagon og Hexcons årsregnskap for 2016.

Uttalelse om årsregnskapene

Jeg har revidert årsregnskapene for Hexagon og Hexcon som henholdsvis viser et underskudd på kr 3 124,26 og et overskudd på kr 3 808,54. Årsregnskapene består av resultatregnskap per 31. desember 2016 for regnskapsåret avsluttet per denne datoen. Klubbens kasserer og Hexconsjefen for 2016 var tilgjengelige under revisjonen.

Styret og Hexconsjefens ansvar for årsregnskapene

Styret og Hexconsjefen er ansvarlige for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med god regnskapsskikk i Norge og reglene i regnskapsloven som gjelder for Hexagon, og for slik intern kontroll som styret finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følger av misligheter eller feil.

Revisors oppgave

Min oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av min revisjon. Formålet med at generalforsamlingen har valgt en leksmannsrevisor er for at en person, som ikke er direkte tilknyttet styret, skal gjennomgå, kontrollere og kvalitetssikre at informasjonen i årsregnskapet og de bakomliggende bilag ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. Revisjonen skal også vurdere om de anvendte regnskapsprinsipper er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Jeg har gjennomført revisjonen i god tro om at den er utført i samsvar med lov og forskrift som gjelder regnskapsbehandling og lekmannsrevisjon i en frivillig organsisajon av den typen Hexagon er.

Bemerkninger

Under revideringen av Hexcon-regnskapet ble det funnet feil som så har blitt korrigert og kontrollert på nytt før utarbeidelsen av denne beretningen. Styreprotokollene ble ikke kontrollert under revideringen, men alle besluttningsbetingede utgifter kunne enkelt knyttes opp mot klubbens formålsparagraf. Menneskelige feil har medført overutbetaling av uvesentlig karakter i både Hexagon og Hexcon. Henholdsvis pålydende kr 2,02 og kr 4,20. Som lekmannsrevisor er det ikke innhentet noe revisjonsbevis. Min konklusjon er derfor kun befattet på det grunnlag at jeg ble valgt til oppgaven og fysisk gjennomførte oppgaven.

Konklusjon

Etter min mening er årsregnskapene avgitt i henhold til gjeldende regler og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Hexagon, Trondheim Spillklubb per den 31. desember 2016 og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med god regnskapsskikk og de gjeldende regler.

Uttalelse om øvrige forhold

Konklusjon om kasserers beretning Basert på min revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener jeg at opplysningene i beretningen om årsregnskapet, forutsetningen for videre drift og forslaget til dekningen av underskuddet er konsistente med årsregnskapet.

Trondheim, 15.02.2017

Sondre Øverås (sign)

Sak 7: Budsjett

Budsjettforslag 2017        
Inntekter Budsjettforslag '17 Budsjett '16 Regnskap '16 Kommentar
Medlemsskap 2 000 2 000 2 500.00 50
Adgang vår 5 000 4 600 6 600.00 200
Adgang høst 6 000 6 000 6 000.00 200
Adgang kommende vår   1 000 800.00  
Engangsbilletter 500 500 30.00 30
Momsrefusjon, Hyperion 4 000 4 000 4 603.00  
Hyperionstøtte 14 000 14 000 16 253.95  
Kaffe, te, mm. 500 500 1 031.00  
Spilldøgn 0 1 000 0.00  
iZettle     0.00  
Kulturnatt 0 0 0.00  
Diverse 0 0 688.17  
Totalt 32 000 33 600 38 506.12  
         
Utgifter Budsjettforslag '17 Budsjett '16 Regnskap '16 Kommentar
Husleie - 24 000 - 24 000 - 24 000  
Hyperionkontigent - 1 000 - 1 000 - 613.79  
Julemarkering - 300 - 300 0.00  
Kaffe, te, mm. - 300 - 500 - 292.59  
KlubbsagaGM-støtte - 1 250 - 1 250 - 300.00  
Postboksleie - 1 050 - 1 050 - 1 563.32  
PR,generell - 3 000 - 5 000 - 3 106.00  
Spilldøgn - 3 000 - 4 000 - 2 500.00  
Spillkjøp - 2 000 - 2 000 - 1 644.64  
Spillkjøp, klubbsaga - 1 000 - 1 000 - 499.00  
Webhotell - 1 500 - 230 - 1 802.38  
Domene - 230      
Bankgebyr - 200      
iZettle gebyr - 275 - 275 - 208.66 2,75% av det som betales på iZettle
Kulturnatt - 3 500 - 3 500 - 3 750.00  
Diverse - 1 000 - 1 500 - 1 350.00  
Totalt - 43 605 - 45 605 - 41 630.38  
         
Balanse - 11 605 - 12 005 - 3 124.26  
         
Beholdning pr 01.01 65 946.39 69 070.65 69 070.65  
Beholdning pr 31.12 54 341.39 57 065.65 65 946.39  

Godkjent ved akklamasjon.

Sak 8: Valg

Styreposter

Styret foreslår følgende poster: Sekretær, PR-ansvarlig, Nettansvarlig, Materialforvalter og Kasserer. Tre varamedlemmer.

Godkjent ved akklamasjon.

Valg

Sekretær

Kandidat

Stemmetall

Valgt

Sigurd Gaut

Akklamasjon

X

PR-ansvarlig:

Kandidat

Stemmetall

Valgt

Hilde Austlid

Trukket etter valg som nettansvarlig

 

Espen Kvernmo

Akklamasjon

X

Nettansvarlig:

Kandidat

Stemmetall

Valgt

Hilde Austlid

Akklamasjon

X


Materialforvalter:

Kandidat

Stemmetall

Valgt

Sigurd Gaut

Trukket etter valg som sekretær

 

Christer Sundli

Trukket etter valg som kasserer

 

Per Kristian Schanke

Akklamasjon

X

Kasserer:

Kandidat

Stemmetall

Valgt

Christer Sundli

Akklamasjon

X

Vara:

Kandidat Stemmetall Terning Rekkefølge
Rolf Arne Gandrud 10 - 3
Anniken Sandøy 18 - 1
Fredrik Olavesen 14 - 2
Blank 4    

Revisor:

    Kandidat

    Stemmetall

    Valgt

    Magne Kværnø

    Akklamasjon

    X