Referat fra ordinær generalforsamling 02.03.2016

Referat fra ordinær generalforsamling 02.03.2016

Referent: Per Kristian Schanke (sign)

Sak 1: Godkjenning av innkallingen

Innkallingen godkjent ved akklamasjon.

Sak 2: Valg av ordstyrer, referent og tellekorps

Styret foreslår Knut Eivind Brennhaug som ordstyrer.

Styret foreslår Per Kristian Schanke som referent.

Styret foreslår Christoffer Dreyer og Aleksander Rønning til tellekorps.

Styrets forslag enstemming vedtatt av generalforamlingen.

Sak 3: Årsberetning

Styret har i perioden bestått av: 

  • Sekretær: Knut Eivind Brennhaug
  • PR-ansvarlig: Espen Kvernmo
  • Kasserer Per Kristian Schanke
  • Nettansvarlig: Magne Kværnø
  • Materialforvalter: Tor Owesen
  • Varamedlemmer Sigurd Gaut, Torgeir Engen, Fredrik Olavesen

Medlemstallsutvikling: 

Medlemmer 2015: 177 - Minst 1 semesterbetaling: 49 

Medlemmer 2014: 131 - Kun HexCon: 95 

Medlemmer 2013: 83 - Kun HexCon: 50 

Medlemmer 2012: 154 - Kun HexCon: 113 

Aktivitet: 

Klubben har arrangert ordinære klubbkvelder hver onsdag. 

Klubbsaga: 

  • Våren 2015: Running Free in Seattle ble avsluttet. Espen Kvernmo og Per Kristian Schanke var storytellere.
  • Høsten 2015: Eberron: Root of All Evil ble startet opp høsten 2015 med Henrik Lerdahl og Håvard Svoen som storytellere.

PR: 

  • Det har blitt holdt stand på Gløshaugen to ganger, i januar og september. Klubbens nye rollup har hatt en merkbar positiv effekt.
  • Elever fra medier og kommunikasjon på Charlottenlund VGS lagde video om brettspillaktiviteten på klubben.
  • Klubben hadde annonse i Under Dusken (papirutgaven) høsten 2015.

Diverse: 

  • Klubben har holdt en spilldøgn lørdag 25. april på Rosenborg skole, med 31 deltagere.
  • 17. mai: Lunsj på Marinen, og marsj i Borgertoget med Hexagonfanen.
  • Klubben hadde arrangement 11. september, som en del av Kulturnatt Trondheim.
  • Klubbmesterskap: Det ble avholdt klubbmesterskap i Wrasslin’ som ble vunnet av Sigurd Gaut og Torstein Fjeldstad Selvik.
  • Det ble satt ned en komité for å vurdere krav til nye lokaler for klubben. Komitén bestod av Knut Eivind Brennhaug, Espen Kvernmo, Anneke Klaasen og Olava Pedersen. Det ble gjennomført en undersøkelse blant klubbens medlemmer om krav til nye lokaler. Analyse av resultatene finnes på https://docs.google.com/document/d/1BEKoMhjRKXZnhFu74se8sdTDl9a3TCYWeXpIGEmI3BM/edit?usp=sharing 
    • Dette var hovedfunnene i undersøkelsen:
      • De fleste medlemmene er ganske fornøyde med dagens lokaler.
      • Rollespillere er generelt mer misfornøyde enn brettspillere.
      • 2 personer oppgir dårlige lokaler som grunn til at de ikke kommer på klubben.
      • Ca. 25 % tror de ville kommet oftere hvis lokalene hadde vært mer innbydende.
      • Flere klager på luftkvalitet i det innerste rommet.
      • Det store «brettspillrommet» blir av flere trukket frem som et fortrinn med dagens lokaler.
      • De fleste medlemmer er villige til å betale mer enn i dag.
    • Vi har per dags dato ikke funnet noen lokaler som er innenfor klubbens økonomiske rammer.

Innkjøp av spill: 

  • Yedo
  • Guillotine
  • Zombie Fluxx

Spillauksjon: 

Hexagon holdt spillauksjon høsten 2015, og følgende spill ble solgt: 

  • Warhammer 40,000:Battle for Macragge 70 NOK
  • Warhammer Mighty Empires(+ 2 ekspansjoner) 100 NOK
  • Oilboom! 100 NOK
  • Kaleidos(uåpnet) 50 NOK
  • Titan II 50 NOK
  • Mr. Jack 50 NOK
  • Circus Maximus: 40 NOK (ikke avhentet)
  • Hotell Samoa(mangler eske): 20 NOK (ikke avhentet)

Hexcon: 

Klubben har holdt sin årlige spillfestival Hexcon, der temaet var «De syv underverkers tid». Hexcon 2015 ble avholdt 6. november – 8. november. Vi hadde 153 betalende deltagere, derav 25 dagsbilletter. Økonomisk gikk Hexcon med drøyt 11.700 kroner i overskudd. Hexconsjef var Helle Buvik, i komiteen var Hilde Austlid, Karen Marie Karlsvik, Knut Eivind Brennhaug, Per Kristian Schanke, Petter Bossum, Rolf Arne Gandrud, Sigurd Gaut, Olava Pedersen og Torbjørn Larsen. Plakat ble utformet av Thomas Ramsli Rasmussen. Pynting av lokalet ble planlagt og utført av Fredrik Olavesen, Gry Anette Hostvedt Haram, Ida Helene Aspenes Eitrheim, Ingunn Moen, Synøve Fjeldstad Selvik, Torstein Fjeldstad Selvik, og Thomas Ramsli Rasmussen. 

Sigurd Gaut har blitt valgt til Hexconsjef for Hexcon 2016.

Årsberetningen er godkjent ved akklamasjon etter et par korrigeringer

Sak 4: Vedtektsendringer

Det er foreløbig ingen forslag til vedtektsendringer.

Ingen forslag til vedtektsendringer kom under generalforsamlingen.

Sak 5: Andre vedtak

Det er foreløbig ingen forslag til andre vedtak.

Ingen forslag til andre vedtak kom under generalforsamlingen.

Sak 6: Godkjenning av regnskap

Regnskap som Google doc spreadsheet:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/10FDsHtjGM_UuWybTswYWLSWCQpbJBIJ1JaDN03N-vJQ/edit?usp=docslist_api 

Revisor: 

Det mangler noen bilag. Den mest fremtredende manglen er en utbetaling på omtrendt 1544 NOK i HexCons regnskap som ikke er forklart. Ellers er regnskapet iorden.

Sak 7: Budsjett

Kasserer Per Kristian sitt forslag til budsjett var:

Budsjettforslag 2016

Inntekter Budsjettforslag '16 Budsjett '15 Regnskap '15 Kommentar
Medlemsskap 2 000,00 kr 2 000,00 kr 2 400,00 kr 50
Adgang vår 4 600,00 kr 4 600,00 kr 4 000,00 kr 200
Adgang høst 6 000,00 kr 6 000,00 kr 7 200,00 kr 200
Adgang kommende vår 1 000,00 kr 2 000,00 kr 800,00 kr 200
Engangsbilletter 500,00 kr 1 000,00 kr 390,00 kr  
Momsrefusjon, Hyperion 4 000,00 kr 3 500,00 kr 5 254,00 kr  
Hyperionstøtte 14 000,00 kr 14 000,00 kr 14 301,84 kr  
Kaffe, te, mm. 500,00 kr 0,00 kr 574,00 kr  
Spilldøgn 1 000,00 kr 1 500,00 kr 930,00 kr  
iZettle     0,00 kr  
Kulturnatt 0,00 kr 2 000,00 kr 0,00 kr  
Diverse 0,00 kr 0,00 kr 884,02 kr  
Totalt 33 600,00 kr 36 600,00 kr 36 733,86 kr  

 

Utgifter Budsjettforslag '16 Budsjett '15 Regnskap '15 Kommentar
Husleie −24 000,00 kr −24 000,00 kr −24 000,00 kr  
Overgangsordning     −50,00 kr  
Hyperionkontigent −1 000,00 kr −3 000,00 kr −609,91 kr  
Julemarkering −300,00 kr −300,00 kr −178,00 kr  
Kaffe, te, mm. −300,00 kr −100,00 kr −298,00 kr  
KlubbsagaGM-støtte −1 250,00 kr −1 250,00 kr 0,00 kr  
Postboksleie −1 050,00 kr −1 000,00 kr −1 020,00 kr  
PR,generell −2 000,00 kr −2 000,00 kr −4 875,00 kr  
Spilldøgn −4 000,00 kr −4 000,00 kr 0,00 kr  
Spillkjøp −2 000,00 kr −2 000,00 kr −1 022,00 kr  
Spillkjøp, klubbsaga −1 000,00 kr −1 000,00 kr 0,00 kr  
Webhotell −230,00 kr −230,00 kr 0,00 kr  
iZettle gebyr −275,00 kr −275,00 kr −159,02 kr 2,75% av det som betales på iZettle
Kulturnatt −3 500,00 kr −3 500,00 kr −3 750,00 kr  
Diverse −1 500,00 kr −1 500,00 kr −421,50 kr  
Totalt −42 405,00 kr −44 155,00 kr −36 383,43 kr  
         
Balanse −8 805,00 kr −7 555,00 kr 350,43 kr  
         
Beholdning pr 01.01 69 070,65 kr 68 720,22 kr 68 720,22 kr  
Beholdning pr 31.12 60 415,65 kr 61 165,22 kr 69 070,65 kr  

Budsjett som Google doc spreadsheet: 

https://docs.google.com/spreadsheets/d/10FDsHtjGM_UuWybTswYWLSWCQpbJBIJ1JaDN03N-vJQ/edit?usp=docslist_api 

Forslag til kontigent og adgang:

  • Medlemsskap: 50
  • Semesteradgang: 200
  • Adgang enkeltgang:
    • Medlem: 30
    • Ikke-medlem: 40

Hilde kom med forslag om å øke posten PR, generell fra kr 2.000 til kr 5.000 Tor kom med forlag om å øke posten Kaffe, te, mm fra kr 300 til kr 500 Begge tilleggsforslag ble vedtatt ved akklamasjon Budsjettet med tilleggsforslag ble vedtatt ved akklamasjon.

Sak 8: Styrevalg

8a: Styreposter

Styret foreslår følgende poster: Sekretær, PR-ansvarlig, Nettansvarlig, Materialforvalter og Kasserer. Tre varamedlemmer.

Forslaget vedtatt ved aklamasjon.

8b: Valg

Det er 23 stemmeberettigede

Valg av styremedlemmer

Rolle Kandidater Stemmer Rekkefølge i valget
Sekretær Knut Eivind Brennhaug Aklamasjon 3
  Hilde Austlid Trukket  
PR-ansvarlig Espen Kvernmo Aklamasjon 4
  Hilde Austlid Trukket  
Nettansvarlig Hilde Austlid 15 2
  Felix Tadeus Prinz 6  
  Blanke 2  
Materialforvalter Tor Owesen Aklamasjon 5
  Hilde Austlid Trukket  
Kasserer Per Kristian Schanke Aklamasjon 1

 

Valg av varamedlemmer.

 

Samtlige kandidater skriver opp 2 navn på en lapp:

Navn Stemmer Terningkast
Rolf Arne Gandrud 6 -
Christer 16 -
Marius Kotsbak 10 16
Fredrik Olavesen 10 4
Blank 4 -

 

Nytt styre:

  • Sekretær: Knut Eivind Brennhaug
  • PR-ansvarlig: Espen Kvernmo
  • Kasserer: Per Kristian Schanke
  • Nettansvarlig: Hilde Austlid
  • Materialforvalter: Tor Owesen
  • 1.vara: Christer Sundli
  • 2.vara: Marius Kotsbak
  • 3.vara: Fredrik Olavesen

8c: Valg av revisor

Kandidater:

Sondre Øverås

Valgt ved akklamasjon

Sak 9: Eventuelt

Det var ingen saker på eventuelt.